Gestão de Equipes de Projeto

Gestão de Equipe de Projeto:  Um estudo sobre alocação de Recursos e desenvolvimento de competências.

Nos dias atuais percebe-se uma tendência de busca pela formação de “equipes de alta performance” para atuação em projetos organizacionais. Visto a importância desta equipe na realização bem sucedida das metas da organização, torna-se cada vez mais comum a busca por pessoas capazes de trabalhar sob pressão e com prazos determinados para entrega de serviços. Na prática, estamos buscando o profissional que consiga ser contratado e absorva demandas de projetos, executando com eficiência e com sucesso, qualquer ação delegada. Mas será que isso é possível?

Neste artigo analisaremos alguns aspectos sobre formação de equipes, gestão de pessoas e adequação de perfis profissionais nas diversas áreas de projetos, tomando como base as melhores práticas de “Gerenciamento de Recursos Humanos” descritas no PMBOK e também em experiências colhidas pelo autor em projetos realizados em empresas de Tecnologia da Informação.

Designação e Alocação de Recursos

Não existem regras rígidas, padrões ou pré-requisitos para formação da equipe que trabalhará em um projeto. Cabe ao gerente do projeto esta escolha de recursos e, conseqüentemente, a alocação dos mesmos nas funções com necessidade de recursos especializados. Naturalmente que o profissional pode direcionar a sua carreira dentro da organização para atuar sob demandas de projetos, sendo preciso entender o ramo de negócio a que sua organização se destina e, a partir disso, estar apto para o trabalho quando houver uma oportunidade.

Antes de entrar na questão de alocação de recursos propriamente dita, vale ressaltar que todo o processo de captação de recursos sofrerá influências organizacionais de acordo com a estrutura adotada pela empresa: funcional, matricial ou projetizada.

Na organização com


estrutura do tipo funcional , os gestores são subordinados dos gerentes das áreas técnicas. Há colaboração técnica de gerentes de outras áreas. Portanto na organização com estrutura funcional, cada colaborador terá um superior bastante claro e as equipes são organizadas por funcionalidade (ex. finanças, produção, etc) ou representadas como mostra estruturas internas da organização da empresa em questão. O gerente de projetos terá um nível de autoridade fraca e qualquer alocação de recursos deve ser negociada entre o gerente Funcional da sua área e o gerente Funcional responsável pelo recurso.

Se a organização tiver uma estrutura do tipo matricial, deve-se levar em o principio de que há acúmulos de diversos tipos de departamentalização sobre a mesma pessoa. Ela tem responsabilidade compartilhada, exige nível de confiança mútua e dinamismo. A grande desvantagem é que há dificuldades para definir claramente as atribuições e autoridade de cada elemento da estrutura. O profissional alocado nesta estrutura responderá a dois chefes: o gerente do projeto em que ele está inserido e também ao seu gerente funcional.

E por fim, temos a estrutura do tipo projetizada, onde os gerentes de projetos tem níveis de hierarquia acima dos gerentes funcionais. Ela é indicada para grandes projetos e envolve diversas tecnologias. Nessa estrutura a empresa é organizada em repartições, onde cada colaborador responde a um gerente de projeto. Existem algumas repartições que dão suporte a todos os projetos.

Definição de papéis e responsabilidades

Para uma melhor organização do projeto e das necessidades de recursos é aconselhável que o gerente de projetos realize um organograma do projeto com as funções definidas e, a partir daí comece a identificar perfis que se encaixem na sua necessidade.

Normalmente esta escolha do recurso adequado para a função é feita baseada em análises e atuações em projetos anteriores. O gerente de projetos precisa estar atento a tudo que esteja acontecendo na organização para que, mesmo não trabalhando diretamente com o recurso, tenha um “raio-x” das habilidades das pessoas. Muitas vezes é difícil encontrar pessoas com o preparo e a criatividade desejável, o que faz com que, de modo geral, seja necessário realizar um período de transição e capacitação deste profissional, antes que o mesmo possa assumir qualquer demanda de trabalho.

O sonho de todo Gerente de Projeto é que o recurso seja alocado na função e consiga automaticamente exercer as tarefas que foram delegadas, porém não é bem assim que acontece. Normalmente este recurso precisa se adaptar as novas condições do projeto, pois ele não está condicionado a trabalhar sob demandas e com prazos determinados. Em muitos casos, o colaborador precisará somar os processos do projeto a outras atribuições cotidianas, sendo importante explicitar as relações profissionais que surgem a partir das novas tarefas e expectativas, definir como será utilizado o tempo da dupla jornada de trabalho e como serão feitas as avaliações de desempenho.

O ambiente de uma organização funcional tende a rotina, porém inserido em uma equipe de projeto, o profissional trabalha sob demanda e, muitas vezes, a principal dificuldade está na adaptação.

Desenvolvimento de competências

A gestão efetiva de projetos em uma organização requer competências individuais, processos de trabalho em equipe e métodos organizacionais. Para tanto, é de suma importância o desenvolvimento de treinamentos que capacitem de forma individual a equipe, para garantir a qualidade dos resultados e a diminuição dos riscos relativos à formação da equipe.

Existe a dificuldade em conseguir profissionais prontos e aptos para o trabalho em projetos, portanto é necessário investir em qualificação adequada para a equipe de desenvolvimento e execução dos projetos.

Destaco aqui 3 principais capacitações a desenvolver:

Competências – capacitação voltada para formação de pessoas para atuar em projetos: conceitos básicos, responsabilidade profissional, técnicas de análise, de negociação, de liderança, construção de equipes, motivação, gerenciamento de conflitos, equipes de alto desempenho, ética e transparência.



Processos


Métodos

– capacitar o profissional de forma a entender conceitos retenção do conhecimento, lições aprendidas e sistemas de qualidade para projetos.

Conclusões

A Gestão de Projetos está se tornando uma necessidade cada vez maior nas organizações, que se encontram, hoje em dia, com projetos cada vez mais complexos e críticos. A política de “Fazer mais com menos”, no limiar do possível é o grande desafio.

Só atingiremos sucesso em nossos projetos, quando conseguirmos entender que a gestão da equipe do projeto é fator extremamente relevante e que, se não gerenciado de forma correta desde a concepção até a finalização do projeto, pode trazer conseqüências para o trabalho corrente e futuros projetos.

Portanto, Gerente de Projetos, escolha os recursos adequados, entenda os perfis, capacite e desenvolva os profissionais que trabalham com você, motive e recompense por resultados obtidos. Enfim, conheça e invista em sua equipe!