Organize sua colação de grau e festa de formatura sem contratempos

A administração de uma boa empresa é o segredo para fazer da sua formatura a melhor

Depois de muito estudo, seminários, projetos, noites sem dormir, a melhor forma de comemorar o fim da faculdade é dando “aquela” festa. Mesmo os estudantes mais hipsters não resistem ao tradicional momento colação-baile de formatura. E nem tem como! É o momento que recompensa todo o esforço, desde lá do cursinho pré-vestibular, até o último minuto dedicado ao curso de graduação.

Mas para a sua formatura sair como você e sua turma sempre sonharam, é bom começar a planejar todos os detalhes o quanto antes possível. De acordo com o diretor comercial da empresa Milenium Formaturas, Vanderson Correia, o tempo indicado para chegar a um consenso com os colegas sobre o tema da festa, procurar uma empresa responsável para transformar todas as ideias em realidade, e tudo sem aborrecimentos, está convencionado ao tempo do curso. Pois existem os curso de 2 anos, como os de gestão, de 3 anos, como os técnicos, e os de graduação que teme entre 4 a 6 anos. Já o tempo mínimo, é aconselhável que não ultrapasse 2 anos que antecedem o evento, “que é a forma menos dolorosa devido aos fatores de tempo e parcelamento da formatura”, explica Correia.

Agora, para passar longe de estresse e fazer “a” festa, confira o que você precisa para que a sua formatura seja a melhor:

Por onde começo?

Antes de tudo, é preciso definir uma comissão de alunos que será responsável por organizar a formatura. A comissão deve representar um número considerável da turma, por isso é ideal que cada integrante da comissão seja de um grupo diferente da sala, para que todas as decisões tomadas sejam as mais sensatas possíveis.

A comissão é voluntária, dessa forma os alunos representantes devem ter interesse pelo assunto, ter disposição para pesquisar, enfrentar uma maratona de reuniões e levar o trabalho muito a sério. Então, é bom indicar, convidar, aqueles alunos que sempre foram bem dispostas nas atividades desenvolvidas ao decorrer do curso.

O grupo é formado pelos cargos de presidentevice-presidentetesoureirosecretáriopromotor de eventos. Se a sua turma tiver mais de 40 alunos, é interessante incluir outros suplentes como segundo tesoureiro, vice-secretário e mais promotores de eventos, mas não deve ultrapassar mais do que 10 membros.

Entre as funções que devem ser ordenadas pela comissão e votadas por toda turma é a escolha do orador, do juramentista e dos alunos que vão fazer as homenagens. Além de nomear o professor paraninfo, professores homenageados e o patrono, que é uma personalidade da área profissional que inspira a turma.

Após a primeira reunião e do tema sugerido e discutido por toda a turma, o próximo passo é procurar uma empresa de formaturas que tenha experiência no mercado para tirar todas as dúvidas do grupo, planejar a missa, a colação de grau, afesta de formatura, registrar os momentos importantes da turma, ainda, durante a graduação e, é claro, durante as festas, entre outras decisões que a empresa de formatura fica responsável por legalizar.

Uma vez definido os integrantes da comissão e contatado uma empresa de formatura, deve estabelecer as regras gerais da comissãocriar uma pessoa jurídica para burocratizar ações como a criar uma conta no banco, realizar os devidos pagamentos, entre outras atividades.

De acordo com o diretor comercial da Milenium Formaturas, toda comissão de formatura deve fazer o seu estatuto social, que envolve uma série de documentos  pessoais dos membros que a empresa contratada se prontifica a solicitar via cartório, através do serviço de assessoria jurídica.

A empresa

A empresa de formatura é a responsável por colocar o sonho da turma em prática. Ela irá auxiliar a comissão a legalizar todos os documentos, providenciará todos os detalhes burocráticos que envolvem a cerimônia de colação de grau e o baile de formatura, sem atropelos e contratempos.

Então é importante escolher uma empresa com experiência no mercado para que a turma não corra o risco de cair no “golpe da formatura”, que são pessoas que se passam por profissionais, afirmando que existe uma empresa, mas que somem com todo o dinheiro que deveria ser destinado aos preparativos das festas.

Segundo Correia, o trabalho da empresa consiste em dar comodidade à turma, levando todas as informações filtradas, gerenciar todos os fornecedores, para que os alunos não se preocupem com nada.

Dessa forma ela é responsável pelo cálculo dos gastos, cobrança das parcelas mensais, orientação sobre formas de arrecadação de dinheiro das mensalidades de acordo com o interesse da turma, como a realização de festas, rifas. A equipe segue a risca o cronograma com os detalhes, valores, datas, horários, locais, detalhando todas as informações e etapas realizadas. Sendo que o plano varia conforme o tamanho da turma e o interessa da mesma.

Outra função da empresa é providenciar a infraestrutura das comemorações como indicar o melhor espaço para a colação de grau, o salão de baile ideal, preparar os equipamentos como iluminação, sonorização, decoração, cenário, segurança, becas, banda e todos os outros serviços necessários para fazer da sua formatura a melhor, verificando a qualidade e a manutenção de cada item para que tudo fique perfeito.

A empresa de formatura deve dar toda a liberdade para a comissão visitar diferentes lugares e comparar os preços, além de visitar as festas organizadas pela própria empresa.

E os serviços ainda não param por aí. A empresa de formatura também providência os convites, fotos, vídeos, bandas, as becas para alugar entre outros itens que os formandos desejam incluir na comemoração.

Para afastar de vez o “golpe da formatura”, a comissão deve conferir se a empresa tem um estúdio fotográfico próprio, com profissionais especializados e com equipamentos como câmeras, lentes fotográficas profissionais, resultando em imagens de alta qualidade. Os equipamentos de filmagem também tem que ser de qualidade e manuseados por especialista, para que nenhum momento seja perdido.

Os registros de fotos e imagens acontecem antes mesmo da colação de grau e do baile de formatura. Para mostrar os momentos marcantes em sala de aula e fora da instituição, a comissão deve informar a empresa sobre as datas e horários de que a turma irá receber um prêmio por determinado trabalho, onde vai ser aquela aula diferente, os churrascos que costumam fazer para curtir mais a turma, os próprios eventos realizados para arrecadar dinheiro e os momentos que os professores homenageados, escolhidos pela turma, são avisados.

Detalhes da festa de formatura

Fechado tudo com a empresa de formatura, chega o momento de decidir com os colegas de turma qual será o tema da festa, a decoração temática, se vai ter ou não buffet ou docinhos, escolher a banda mais divertida, os kits festas que serão distribuídos, são muitos os detalhes.

Antes de sair atrás das tendências de formaturas, é legal discutir o tema que mais combina com o estilo da turma, que é a cara do curso. Na hora de fazer as fotos para o convite, para as meninas maquiagem é regra, por isso que é aplicada por um maquiador profissional da equipe da empresa. Mas a roupa ideal para a sessão de fotos não precisa ser a combinação camisa + calça social. Se a turma curtir, dá até para fazer camisetas ou usar o trio básico/necessário camisa branca + calça jeans + All Star.

A mesma dica vale para os detalhes da festa de formatura. O responsável da Milenium Formaturas conta que os formandos sempre querem novidades, que estão sempre procurando fazer uma formatura melhor que a da turma passada, mas o pedido unânime é rolha livre nos bailes. “Hoje está em alta nos bailes de formatura os kit festa mais aprimorados com longes, painel de led e pistas interativas”, diz Correia.

O kit festa, com certeza, é um clássico em qualquer pós-baile. Pode somar um acessório aqui, outro ali, porém não podem faltar os adereços como plumas, óculos coloridos, chapéus, gravata, acessórios de neon e por aí vai.

Encaminhado o tema da turma, o convite, o local, a decoração, só falta correr atrás da roupa que vestirá na formatura, convidar todos os familiares e amigos que te acompanharam e deram a maior força durante os longos semestres da faculdade e comemorar muito tudo o que passou e o que virá. Afinal a formatura marca o final de anos de estudos, de novos amigos, de muitas conquistas e um começo de uma promissora carreira profissional.